Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 07.04.2020. Viimeisin muutos  02.09.2020

1. Rekisterinpitäjä

Tietoturvatalo antti silenius, Liinaharjankatu 11 b 39, Jyväskylä

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Antti Silenius, antti.silenius@tietoturvatalo.fi, +358 451410727

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, tai mihinkään tämän tietosuojaselosteen ulkopuoliseen toimintaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilön tai yrityksen asiakassuhde tietoturvataloon on voimassa. asiakas-suhteen päättyessä tiedot poistetaan. Tietoturvatalo poistaa tai muuttaa tietoja välittömästi saatuaan tiedon poiston tai muutoksen  tarpeesta. 

Asiakkuuden jälkeen tietoja saattaa jäädä tietoturvatalon tositteisiin talteen. Nämä tiedot säilytetään tämän selosteen, kirjanpitolain, sekä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Paperisesti, sähköpostitse tai muutoin saadut lähdetiedot poistetaan ja hävitetään välittömästi, kun tiedot on Tietoturvatalon toimesta saatettu varsinaiseen asiakasrekisterijärjestelmään talteen. Paperisia sopimuksia säilytetään palosuojatussa, sekä lukitussa tilassa jonne on ulkopuolisilta pääsy evätty.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa Tietoturvatalon kirjanpitäjälle hänen työnsä mahdollistamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille laissa säädetyissä tapauksissa.

Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle asiakasrekisterin toimittajalle (laskutusohjelma). Palvelu on tunnettu suomalainen laskutuspalvelu.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteri on tallennettuna tunnetuun suomalaiseen laskutusohjelmaan. Sinne pääsy on estetty ulkopuolisilta.  Rekisterin varmuuskopiota voidaan säilyttää ainoastaan vahvasti salatussa muodossa rekisterinpitäjän hallinoimassa fyysisesti lukitussa tilassa.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan, sekä salataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.


9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)


11. Rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus

Rekisterinpitäjä ilmoittaa välittömästi tiedon saatuaan asianosaisille asiakkaille, mikäli tämän tietosuojaselosteen alaista materiaalia epäillään joutuneen luvatta kolmannenosapuolen haltuun (tietomurto tai tietovuoto rekisteriä kohtaan). Edellä mainitussa tilanteessa rekisterinpitäjä tekee myös ilmoituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, sekä muille tarvittaville viranomaisille.


12. Muutosten dokumentointi

Rekisterinpitäjä dokumentoi rekisterissä tapahtuvat muutokset asiakkaan yksityisyyttä kunnioittaen. Lokissa olevat tiedot ovat yleisluonteisia tapahtumatietoja, kuten: tapahtuman aika, tyyppi (tiedon lisäys tai poistaminen rekisterissä). Lokissa mainitaan myös tapahtuman suorittamiseen käytetyt keinot esim:  paperisen tiedon tuhoaminen silppurilla. Lokissa ei pidetä yksittäisten asiakkaiden tietoja. Lokin tiedot helpottavat rekisterin ajantasaisuuden selvittämistä mahdollisessa rekisteriin kohdistuvassa ongelmatilanteessa.